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El Cliente
Una empresa líder del sector retail que maneja un alto volumen de compras y una rápida rotación de productos. Con cientos de facturas de proveedores recibidas mensualmente, necesitaban optimizar su proceso de gestión documental para mejorar la eficiencia y reducir errores.
El Reto
La empresa recibía cientos de facturas de proveedores en PDF, muchas de ellas con estructuras distintas. El equipo debía:
- Transcribir datos manualmente
- Verificar totales, bases imponibles e IVA
- Comparar la factura con el pedido y el albarán
- Detectar errores o facturas duplicadas
- Cargar todo en el sistema de gestión
Un proceso lento, con alta carga operativa y sin control real sobre las diferencias.
La Solución: OCR + conciliación inteligente
Desarrollamos una herramienta a medida que:
- Extrae automáticamente los datos clave de cada factura PDF
- Estructura los datos en formato digital compatible con su ERP
- Cruza automáticamente la factura con el pedido y el albarán, detectando diferencias de importes, líneas o referencias
- Marca las incidencias y genera un log de validación
- Deja lista la factura para su contabilización o aprobación
Los Resultados
La implementación de nuestra solución ha transformado significativamente el proceso de gestión documental:
- Automatización del 90% del proceso de entrada de facturas
- Conciliación automática entre factura, pedido y albarán
- Reducción drástica de los tiempos de revisión
- Detección de errores y duplicidades antes de que lleguen a contabilidad
- Documentación digital estructurada y trazable
Conclusión
Este proyecto demuestra que automatizar procesos no requiere grandes inversiones ni migraciones. Solo se necesita entender bien el problema, y aplicar la tecnología adecuada con precisión.
¿Quieres saber cómo podríamos hacer algo parecido en tu empresa? Contáctanos y lo vemos juntos.