Contenido del artículo
El Client
Una empresa líder del sector retail que gestiona un alt volum de compres i una ràpida rotació de productes. Amb centenars de factures de proveïdors rebudes mensualment, necessitaven optimitzar el seu procés de gestió documental per millorar l’eficiència i reduir errors.
El Repte
L’empresa rebia centenars de factures de proveïdors en PDF, moltes d’elles amb estructures diferents. L’equip havia de:
- Transcriure dades manualment
- Verificar totals, bases imposables i IVA
- Comparar la factura amb la comanda i l’albarà
- Detectar errors o factures duplicades
- Carregar tot al sistema de gestió
Un procés lent, amb alta càrrega operativa i sense control real sobre les diferències.
La Solució: OCR + conciliació intel·ligent
Vam desenvolupar una eina a mida que:
- Extreu automàticament les dades clau de cada factura PDF
- Estructura les dades en format digital compatible amb el seu ERP
- Creua automàticament la factura amb la comanda i l’albarà, detectant diferències d’imports, línies o referències
- Marca les incidències i genera un log de validació
- Deixa llesta la factura per a la seva comptabilització o aprovació
Els Resultats
La implementació de la nostra solució ha transformat significativament el procés de gestió documental:
- Automatització del 90% del procés d’entrada de factures
- Conciliació automàtica entre factura, comanda i albarà
- Reducció dràstica dels temps de revisió
- Detecció d’errors i duplicitats abans que arribin a comptabilitat
- Documentació digital estructurada i traçable
Conclusió
Aquest projecte demostra que automatitzar processos no requereix grans inversions ni migracions. Només cal entendre bé el problema i aplicar la tecnologia adequada amb precisió.
Vols saber com podríem fer alguna cosa semblant a la teva empresa? Contacta’ns i ho veiem junts.